Menu
Outsourcing payroll
Outsourcing payroll to inaczej zlecanie zewnętrznej firmie obsługi kadrowo-płacowej swojego biznesu. Wydzielenie działu kadr i płac pozwala firmie przede wszystkim zwiększyć jej oszczędności oraz zyskać większe bezpieczeństwo prawne. Z usługi tej korzystać mogą różnej wielkości firmy, gdyż jej koszt jest proporcjonalny do zakresu przejmowanych prac. Jest to zatem opłacalna inwestycja, na którą stać coraz więcej małych i średnich firm.
Warto dowiedzieć się, czym jest outsourcing payroll, jakie usługi obejmuje, jakie daje korzyści oraz kiedy się na niego zdecydować.
Co to jest outsourcing payroll?
Outsourcing payroll to usługa polegająca na przekazaniu przez firmę obsługi kadrowo-płacowej zewnętrznemu dostawcy. Firma świadcząca outsourcing payroll przejmuje tym samym zadania działu kadr i płac wraz z odpowiedzialnością za ich poprawne, terminowe i zgodne z prawem wykonanie. Usługa ta pozwala na osiągnięcie znacznych oszczędności, redukcję zatrudnienia oraz zwiększenie pewności poprawności wszelkich wyliczeń i dokumentacji, co przekłada się na bezpieczeństwo firmy w sytuacji kontroli.
Komu dedykowany jest outsourcing payroll?
Outsourcing payroll to usługa dedykowana zarówno małym, jak i dużym i średnim firmom. Małe działalności mogą z niej skorzystać głównie w celu odciążenia swoich cennych zasobów ludzkich. Ponadto w przypadku dysponowania niewielkim lokalem i planowania zwiększenia zatrudnienia branżowych specjalistów, likwidacja działu kadr i płac może stworzyć przestrzeń dla nowych pracowników. Outsourcing payroll to także usługa dla wszystkich, którzy pragną zredukować koszty utrzymania pracowników działu księgowo-kadrowego i przekazać odpowiedzialność rzetelnym specjalistom zewnętrznym.
Jakie usługi obejmuje outsourcing payroll?
Outsourcing payroll obejmuje szeroki zakres prac tradycyjnie wykonywanych przez działy kadr i płac. Należą do nich sprawy związane z zatrudnianiem, zwalnianiem, wynagradzaniem i prowadzeniem dokumentacji pracowników. W ramach tej formy współpracy firmy zapewniają kompleksową obsługę zadań takich jak:
- prowadzenie akt pracowniczych i księgowych oraz ich archiwum,
- przygotowanie listy płac, nagród, premii, świadczeń socjalnych,
- sporządzanie umów pracowniczych i wszelkiej dokumentacji,
- pilnowanie terminów i wystawianie skierowań do medycyny pracy,
- rozliczanie zwrotu podatku,
- komunikacja z ZUS i US,
- naliczanie zasiłków chorobowych,
- zarządzanie budżetem wynagrodzeń,
- sporządzanie raportów do GUS,
- kontrola nad przysługującymi pracownikom liczbami dni urlopowych,
- doradztwo w sprawach pracowniczych,
- prowadzenie ewidencji pracy,
- naliczanie nadgodzin,
- obsługa PFRON,
- sporządzanie bieżących dokumentów i odpowiedzi na wnioski pracowników,
- wykonywanie przelewów.
Kiedy warto zdecydować się na outsourcing kadr i płac?
Outsourcing payroll to usługa, na którą można zdecydować się w niemal każdym momencie funkcjonowania firmy. Zwykle taka decyzja poprzedzona jest okresem rozważania za i przeciw i często zapada w niżej wymienionych sytuacjach:
- gdy mała działalność próbująca łączyć różne funkcje w obrębie tych samych stanowisk przestaje być wydolna w obsłudze kadrowo-płacowej i cierpi na tym główna działalność firmy;
- gdy pracodawca szuka sposobu na zwiększenie oszczędności firmy;
- gdy zbliża się kontrola Państwowej Inspekcji pracy lub Urzędu Skarbowego;
- gdy niewielkie firmy planują poszerzenie struktur swojej działalności, lecz brakuje im fizycznej przestrzeni do stworzenia miejsc pracy i można je stworzyć likwidując dział kadr i płac;
- gdy firma obserwuje dużą rotację pracowników w swoim dziale kadr i płac, co grozi niedopatrzeniem ważnych terminów i zobowiązań;
- gdy planujemy restrukturyzacje lub zmianę planu wynagrodzeń i zależy nam na obiektywnej perspektywie zewnętrznych specjalistów.
Czy zewnętrzna obsługa kadrowo-płacowa się opłaca?
Outsourcing usług payroll jest inwestycją, która z czasem może przynosić coraz większe oszczędności. Jest tak między innymi dlatego, że rezygnacja z firmowego działu HR pozwala znacznie obniżyć koszty pracownicze. Dzięki temu pracodawca może uniknąć konieczności opłacania świadczeń pracowniczych, szkoleń ze zmieniających się przepisów prawa i podwyżek wynagrodzeń swoich pracowników.
Ponadto oszczędza także na kosztach eksploatacyjnych sprzętu i materiałów biurowych oraz może wykorzystać przestrzeń biurową do poszerzenia swojej podstawowej działalności. Nie musi również wydawać środków na nowoczesne technologie, takie jak oprogramowanie księgowo-kadrowe czy portale pracownicze. Inwestując zaoszczędzone pieniądze w rozwój firmy, przedsiębiorca mnoży korzyści wynikające z tej opłacalnej formy współpracy.
Jakie zalety ma zewnętrzna obsługa kadrowo-płacowa?
Korzystanie z usługi outsourcingu kadr i płac ma wiele zalet. Ta forma współpracy z zewnętrznym dostawcą może przynieść firmom wiele korzyści finansowych i pozamaterialnych. Należą do nich między innymi:
- zmniejszenie ryzyka wycieku informacji o nierównościach płacowych wśród pracowników,
- bezpieczeństwo prawne, jakie zapewnia gwarancji terminowej realizacji usług,
- odciążenie zasobów firmy i możliwość przekierowania solidnych pracowników na inne stanowiska,
- optymalizacja procesów kadrowo-księgowych,
- redukcja kosztów utrzymania pracowników,
- pewność najwyższych kompetencji, gdyż firmy outsourcingowe dbają o regularne szkolenie swoich pracowników,
- ciągłość obsługi kadrowo-płacowej i zastępstw w przypadku nieobecności pracowników,
- przeniesienie odpowiedzialności za prowadzenie spraw pracowniczych i księgowych na zewnętrznego dostawcę,
- brak konieczności organizowania przestrzeni i stanowisk pracy dla pracowników działu kadr i płac,
- pewność, że pracownicy outsourcingowi działają zgodnie z aktualnymi przepisami prawa,
- profesjonalne doradztwo kadrowo-płacowe przez cały okres trwania współpracy.
Poznań, Wrocław czy Warszawa? Outsourcing payroll w największych miastach Polski
Outworking zapewnia kompleksową obsługę kadrowo-płacową na terenie całej Polski. Nasza firma funkcjonuje w wielu polskich miastach, takich jak Wrocław, Warszawa, Poznań, Kraków, Łódź i Opole. Usługi świadczymy jednak również zdalnie dla klientów z całego kraju. W razie potrzeby osobistego spotkania jesteśmy dostępni w wyżej wymienionych lokalizacjach, jednak większość komunikacji z naszymi klientami może odbywać się zdalnie.
Dlaczego warto zdecydować się na outsourcing payroll w Outworking?
Istnieje wiele powodów, dla których warto zdecydować się na outsourcing payroll w Outworking. Jesteśmy rzetelną i odpowiedzialną firmą z dużym doświadczeniem w prowadzeniu kadr i płac zarówno dla dużych, jak i małych firm. Tym, co nas wyróżnia jest między innymi:
- elastyczność i dopasowanie naszych usług do potrzeb klientów;
- gwarancja realizacji wszystkich zadań w terminie i bieżącego monitoringu upływających terminów umów i dokumentów;
- dostępność doradztwa i konsultacji;
- pełna odpowiedzialność przed pracodawcą i urzędami za poprawne wywiązanie się z całości prac;
- nowoczesne metody pracy i technologie;
- dostosowanie działań zarówno do obowiązujących przepisów, jak i do wewnętrznej polityki firmy;
- gwarancja poufności i bezpieczeństwa informacji,
- ceny dostosowane do struktury firmy i zakresu pracy.
Skorzystaj z oferty outsourcingu payroll w Outworking i skoncentruj wszystkie wysiłki na tym, co robisz najlepiej
Jeśli szukają Państwo oszczędności i chcieliby odciążyć swoją działalność z konieczności prowadzenia kadr i płac, outsourcing payroll może okazać się idealnym rozwiązaniem. Pozwala zredukować niemałe koszty pracownicze i eksploatacyjne oraz koszty sprzętu, oprogramowania i napraw, a pozyskane środki przeznaczyć na dalszy rozwój firmy. W ten sposób firma zyskuje również gwarancję poprawności wyliczeń i zgodności dokumentów z przepisami, co zapewnia zwiększone bezpieczeństwo prawne.
Przekonaj się o tych i innych korzyściach, jakie daje outsourcing payroll i skoncentruj swoje siły i zasoby na tym, co przynosi zysk.
